Digitalisasi end-to-end mengubah administrasi publik. Ini memungkinkan proses untuk ditangani sepenuhnya secara digital dan menawarkan keuntungan besar bagi otoritas publik dan warga negara. Tapi apa sebenarnya di baliknya? Artikel ini menjelaskan dasar -dasarnya, menyoroti keunggulan utama dan menyoroti tantangan dalam perjalanan ke otoritas publik digital yang efisien.
Pengantar digitalisasi ujung ke ujung
Digitalisasi End-to-End (E2E) menjelaskan digitalisasi lengkap semua langkah dalam prosedur administrasi dalam otoritas publik-misalnya, dari pengajuan aplikasi hingga pembuatan keputusan. Istilah ini sering digunakan untuk merujuk pada saklar dari manual, seringkali masih berbasis kertas, proses ke alur kerja sepenuhnya digital di mana gangguan media dihindari. Gangguan media terjadi ketika dokumen analog harus diproses dalam proses digital atau ketika ada format data yang tidak kompatibel antara sistem TI yang berbeda. Digitalisasi ujung ke ujung dari proses administrasi semacam itu bertujuan untuk membuat seluruh alur kerja secara konsisten digital dan interoperable, dan dengan demikian lebih efisien, lebih cepat dan lebih hemat biaya.
Dalam administrasi publik, istilah digitalisasi end-to-end terutama mengacu pada menyederhanakan interaksi antara administrasi dan populasi: terlalu banyak proses administrasi dan masih berbasis kertas, yang mengarah pada waktu pemrosesan yang lama dan beban administrasi yang tinggi.
Keuntungan dari digitalisasi ujung ke ujung
Keuntungan dari digitalisasi end-to-end dalam administrasi publik bermacam-macam. Salah satu aspek terpenting adalah peningkatan efisiensi yang signifikan melalui sub-proses otomatis. Dr Alexander Fronk, Pengembang Bisnis di Divisi Sektor Publik di Materi, menjelaskan: 'Proses digital, otomatis tidak hanya mengurangi pekerjaan manual, tetapi juga memperpendek waktu pemrosesan dan mengurangi jumlah sumber kesalahan.'
Digitalisasi E2E juga menawarkan keunggulan yang jelas bagi populasi. Dr Alexander Fronk menjelaskan keunggulan ini lebih lanjut: 'Aplikasi dan formulir dapat dengan mudah diisi secara online di rumah dan diserahkan dari sana. Prosedur yang diarahkan untuk pemohon menyimpan permintaan telepon kepada otoritas dan juga sering menghilangkan kebutuhan untuk pergi ke otoritas, yang hanya mungkin pada waktu -waktu tertentu. ' Selain itu, warga negara dapat melacak status pemrosesan permintaan mereka secara real time, yang mengarah pada lebih banyak transparansi dan layanan yang lebih baik. Keyakinan pada administrasi meningkat ketika jelas bahwa permintaan diproses segera dan prosesnya transparan.
Keuntungan penting lainnya adalah efisiensi biaya. Digitalisasi proses menghasilkan pengurangan biaya jangka panjang yang signifikan. Sumber daya seperti kertas, bahan cetak, dan ongkos kirim disimpan, dan administrasi dapat menggunakan kapasitas personel secara lebih efektif. Selain itu, sistem dan infrastruktur TI digunakan yang dirancang untuk mencapai penghematan jangka panjang, yang sangat penting bagi sektor publik.
2 blok bangunan penting dari digitalisasi
1. Integrasi sistem TI
Komponen sentral dari digitalisasi end-to-end adalah integrasi sistem TI. Dalam administrasi publik, seringkali ada sejumlah besar sistem TI untuk prosedur khusus, yang masing -masing digunakan untuk tugas yang berbeda. Tantangannya adalah untuk menghubungkan sistem ini sedemikian rupa sehingga data yang melewati beberapa prosedur juga dapat dipertukarkan dengan mulus di antara mereka.
Salah satu contohnya adalah koneksi sistem formulir untuk entri aplikasi ke sistem manajemen file digital (e-File), yang keduanya sudah digunakan di banyak administrasi. Integrasi sistem ini memungkinkan untuk menangkap, memproses, dan mengajukan semua dokumen dan informasi secara digital untuk suatu proses. Integrasi sistem tersebut dengan demikian memastikan bahwa data tidak harus dimasukkan beberapa kali dan karenanya tersedia dalam satu sumber.
2. Teknologi Modern
Selain integrasi sistem yang ada, teknologi modern memainkan peran yang semakin penting dalam digitalisasi E2E. Buatan Kecerdasan (AI), misalnya, dapat digunakan untuk secara otomatis memeriksa aplikasi atau untuk mengkategorikan dan meneruskan pertanyaan warga negara ke tempat yang tepat. Hal ini dimungkinkan oleh chatbots yang didukung AI yang membantu warga dengan aplikasi mereka dengan menjawab pertanyaan yang sering diajukan dan membimbing pengguna melalui proses tersebut. Chatbots tersedia 24/7, sehingga meningkatkan aksesibilitas administrasi publik dan membantu membuat prosedur administrasi lebih efisien.
Solusi cloud juga menjadi semakin penting karena mereka membantu membuat penggunaan sistem TI lebih fleksibel dan meningkatkan skalabilitasnya. Pihak berwenang dapat memindahkan data dan aplikasi mereka ke cloud berdaulat bersertifikat BSI dan mengaksesnya dengan aman. Ini tidak hanya menyederhanakan administrasi aplikasi, tetapi juga merupakan faktor penting di masa kerja dan jauh.
Platform kode rendah menawarkan kemungkinan untuk dengan cepat dan mudah mengembangkan solusi digital baru tanpa perlu pengetahuan pemrograman yang mendalam. Ini memungkinkan staf administrasi untuk membuat dan menyesuaikan aplikasi dan alur kerja mereka sendiri, lebih lanjut meningkatkan kecepatan dan ketangkasan digitalisasi.
Tantangan dan solusi
Terlepas dari banyak keunggulan, ada juga beberapa tantangan yang harus diatasi dalam digitalisasi ujung ke ujung dalam administrasi publik. Salah satu tantangan terbesar adalah menggantikan sistem TI yang sudah ketinggalan zaman. Banyak administrasi publik masih menggunakan apa yang disebut sistem warisan yang telah digunakan selama beberapa dekade dan sulit untuk diintegrasikan dengan teknologi modern. Mengganti sistem seperti itu seringkali mahal dan memakan waktu. Dengan menggunakan platform kode rendah, otoritas publik dan penyedia layanan TI dapat bekerja sama menggunakan pendekatan pengembang warga untuk membangun sistem TI modern berbasis cloud yang mengintegrasikan dengan mulus ke dalam lanskap TI masing-masing dan tersedia dalam waktu yang lebih singkat. Mat dengan, bersama dengan ServiceNow, menawarkan opsi ini melalui perjanjian kerangka kerja.
Tantangan lain adalah persyaratan hukum yang harus diamati dalam proses administrasi. Melakukan peraturan yang sering menantang secara intelektual ke dalam prosedur spesialis yang didukung secara hukum, itu bukan masalah sepele. Di sini, pendekatan dari bidang kecerdasan buatan membantu menganalisis teks -teks hukum dan mengekstraksi jalur keputusan dari mereka. Berdasarkan hal ini, Matera telah mengembangkan solusi TI yang membaca teks-teks hukum dan membangun algoritma keputusan yang juga secara grafis menampilkan keputusan mana yang harus dibuat berdasarkan informasi dan sub-keputusan mana yang.
Undang-Undang Akses Online (OZG) menetapkan tenggat waktu untuk digitalisasi dan menyerukan digitalisasi E2E ujung ke ujung (tingkat kematangan 4), tetapi bagian dari implementasi persyaratan ini saat ini gagal karena kurangnya modernisasi register. Untuk memberikan layanan online yang diperlukan untuk warga negara dan perusahaan komersial, Materia, bersama dengan Itzbund, menawarkan pendekatan berdasarkan sistem manajemen formulir pemerintah federal (FMS) dengan implementasi teknis. Ini bertujuan untuk membangun layanan administrasi yang baik secepat mungkin dan berkontribusi secara efisien untuk memenuhi tenggat waktu OZG.
Kesimpulan
Digitalisasi ujung ke ujung adalah langkah yang menentukan untuk administrasi publik menuju masa depan yang modern dan efisien. Ini memungkinkan otomatisasi proses dan pengurangan biaya, sementara pada saat yang sama meningkatkan layanan yang diberikan kepada warga negara. Meskipun tantangan masih ada, penting bahwa digitalisasi administrasi terus dikejar secara konsisten untuk memenuhi meningkatnya tuntutan masyarakat. Pengenalan teknologi modern dan integrasi sistem yang ada akan memainkan peran sentral dalam hal ini. Sebagai mitra TI yang dapat diandalkan bagi sektor publik, Matematika diposisikan dengan sangat baik untuk membantu mencapai hal ini.
Penulis: Vanessa DunkerManajer Konten di MATERNA
Pakar: Dr. Alexander FronkPengembang Bisnis di Departemen Sektor Publik di MATERNA
